Новости по теме: докладная записка

Докладная записка — вид документа, составление которого производится с целью информирования руководства структурного подразделения или компании о произошедших фактах, сложившихся ситуациях, либо с целью побуждения руководства к принятию какого-либо решения. Докладная записка соответствует коду 0286041 по ОКУД (согласно классификации управленческой документации).

Данный вид документации может быть лишь информационного характера, поэтому содержание докладной записки составляют сведения о процессе выполнения поставленных задач, мероприятий либо работ. То есть, фактически, докладная записка отчётного типа обеспечивает связь управляющих объектов по вертикальной иерархии — снизу вверх, она предназначается для направления их от нижестоящего лица к вышестоящему руководству компании.

Докладные записки делятся на два типа, в зависимости от адресата:

• Внешние - адресуются в руководящие структуры либо вышестоящие инстанции;
• Внутренние - направлены руководителю организации, предприятия или структурного подразделения.

Правила оформления докладной записки в вышестоящие инстанции либо к руководителю организации имеют стандартизированный вид. Документ оформляется на стандартном листе формата А4. Также для обращений в вышестоящие инстанции есть ещё одно правило оформления: их нужно писать на фирменном бланке исходной организации.

Как было отмечено выше, докладная записка предназначается для отправления руководящему лицу организации. Данный документ обязательно должен включать в себя следующие пункты: вопрос руководству, описание некой возникшей ситуации и сделанные в ходе её возникновения выводы. Содержание такого документа имеет цель побудить руководящие слои организации к принятию того либо иного решения. Докладные записки, в которых сообщается о ходе проводимых работ, могут отправляться и на регулярной основе.

Стандартная форма документа состоит из трёх частей: констатирующей, анализирующей и резюмирующей. Они должны присутствовать в обязательном порядке. Кроме того, существует ряд элементов, без которых не обходится ни одна докладная записка, а именно: адресат, место отправления, дата составления, наименование документа, несколько подзаголовков, сопровождаемых текстом, раскрывающим суть обращения, данные о составителе, его подпись и, при необходимости, печать отдела.