Электронный документооборот (ЭДО): грамотная реализация новых технологий

Электронным документооборотом называется совокупность автоматизированных процессов, которые позволяют обмениваться документами в электронном виде. Таким образом, реализуется концепция безбумажного делопроизводства. Электронный документооборот (ЭДО) используют как между двумя разными организациями, так и внутри одной компании. Более того, уже сегодня, используя различные сервисы, можно организовать обмен электронными документами с контрагентами, сотрудниками и физическими лицами.

Основные принципы электронного документооборота

Чтобы дать определение электронному документообороту в наиболее полном формате, необходимо понимать, какие основные задачи решает документооборот в электронном виде.

К ним относят:

1. обмен всеми типами электронных документов;
2. cоздание электронных документов;
3. мгновенную и гарантированную доставку электронных документов. контрагентам, сотрудникам, физическим лицам;
4. подписание электронных документов электронно-цифровой подписью;
5. надёжное хранение электронных документов;
6. согласование электронных документов;
7. работу с черновиками;
8. радикальное снижение затрат в организации;
9. повышение эффективности работы с документами;
10. автоматизацию бизнес-процессов.

Основные свойства систем электронного документооборота: главные аспекты

Понятие системы электронного документооборота (СЭД) подразумевает под собой программное обеспечение, которое предусматривает работу с электронными документами на каждой стадии их жизненного цикла.

СЭД может иметь следующие свойства:

• Открытость. Некоторые СЭД имеют возможность расширения своей функциональности, а также улучшения работы. Это происходит из-за модульного принципа, который разрешает СЭД работать со сторонними приложения (их могут разработать сторонние производители ПО).
• Хранение документов. Все документы в СЭД хранятся согласно иерархическому принципу. Но при этом один и тот же документ может находиться в разных папках. Любой электронный файл в системе имеет свои уникальные атрибуты (имя, автор, время создания и т.д.). Хранятся атрибуты в карточке, которая связана с документом.
• Маршрутизация документов. Системы документооборота используют два типа маршрутизации: свободная, жесткая. При свободной маршрутизации любой пользователь системы имеет право изменять или задавать другой маршрут для документа. Если установлена жесткая маршрутизация, то пользователь не может менять маршрут, то есть параметры последнего уже заданы системой.
• Разграничение прав доступа. В системе пользователь может иметь различные права, которые зависят от его должности или других факторов. Права доступа могут быть разные: создание, редактирование, удаление, чтение документа.

Мы расскажем вам все нюансы и тонкости перевода документации в электронный вид и поможем перейти на ЭДО с A2IS. Читайте отзыв, сравнивайте популярные сервисы и выбирайте нужный именно для вас.

На правах рекламы

Самое актуальное в рубрике: Интересно

Больше интересного в жанре: Новости