Отчетная документация для командировочных: законодательные нюансы

Основные отчетные документы

После возвращения из служебной поездки сотрудник предприятия должен оформить отчетную документацию о ее итогах, которая станет основанием для компенсации персоналом бухгалтерии понесенных им денежных расходов на проживание, транспорт, питание, почтовую связь и звонки по телефону. При отсутствии документальных подтверждений проживания в гостинице можно купить гостиничные чеки. В число отчетных документов входят:

• проездные билеты для каждой совершаемой сотрудником в ходе командировки поездки;
• чеки на аренду жилья, которые занесены в форму 3-Г;
• кассовые чеки на приобретение пищевых продуктов;
• фискальные чеки с автозаправочных станций;
• кассовые чеки на приобретение нужных товаров.

Дополнительные отчетные документы

Наряду с вышеуказанными документами сотрудник предприятия может дополнительно предоставить в бухгалтерию и иные отчетные документы, в том числе акты об использовании разнообразных услуг, на что предварительно получено согласие руководителя предприятия, и договоры об аренде жилплощади, подписываемые в тех ситуациях, когда командированный сотрудник снимает квартиру вместо проживания в отеле. В этих документах должна иметься подробная информация с конкретными суммами затрат. Иначе бухгалтерия откажется компенсировать работнику предприятия данные затраты из-за отсутствия величин потраченных денежных сумм.

Необходимо учитывать, что сдача отчетной документации для командировочных осуществляется в четко установленные сроки, которые регламентируются положениями КЗоТа. Каждая компания имеет право скорректировать общепринятые сроки путем издания внутренних нормативных актов.

Участие в специальных мероприятиях

Многие предприятия отправляют свой персонал в служебные поездки на курсы повышения квалификации либо для принятия участия в конференциях. После возвращения из них сотрудник должен предоставить в отдел кадров или бухгалтерию следующие документы:

• персональный отчет об усвоенных знаниях;
• документ, подтверждающий повышение квалификации сотрудника;
• сертификат специального мероприятия, полученный его участником;
• документы, содержащие информацию о графике и плане мероприятий, в которых принял участие сотрудник.

Как правило, работник сдает перечисленные документы не позднее одной недели с момента возвращения из служебной поездки.

Случаи, в которых оформление отчетной документации для командировочных не требуется

Право совершать официальные командировки есть лишь у работников, подписавших трудовые договоры с предприятием. Однако многие работодатели игнорируют это правило и отправляют в командировки сотрудников, которые оформлены по гражданско-правовому договору либо по соглашению, а также сотрудников предприятий-партнеров, т. е. лиц, не вступивших с ними ни в какие трудовые взаимоотношения.

В этих ситуациях необходимость в оформлении документации на командировку отсутствует. Но возместить командировочные затраты (расходы на поездку) и подготовить отчетную документацию для учета данных затрат предприятием вполне возможно. Для этого необходимо официально прописать процедуру компенсационных выплат и их связь с произведенными работами.

На правах рекламы

Самое актуальное в рубрике: Интересно

Больше интересного в жанре: Новости