Отчетные документы и оплата проживания в гостинице

Деловые поездки и командировки – одно из обязательных условий сотрудничества с крупными компаниями и организациями. Как правило, дополнительные расходы оплачиваются работодателем: основной частью расходов во время командировки являются траты на проживание и транспортные расходы.

Оплата гостиницы или отеля в обязательном порядке подтверждается соответствующими документами: счетом или чеком, свидетельствующим о том, что оплата была произведена. Однако, мало кто знает, что можно отчетные документы за проживание для командировочных заказать на doc-msk-1.

Содержание отчетной документации

Документы, подтверждающие оплату проживания в гостинице во время рабочей поездки, считаются бланками строгой отчетности. В них содержится такая информация, как:

• Реквизиты и наименование гостиницы.
• Дата оформления документа, номер.
• Персональные данные гостя.
• Сроки аренды гостиничного номера.
• Стоимость проживания в течение всего срока проживания в течение всего срока проживания.

В обязательном порядке ставится подпись и печать руководителя отеля; в противном случае документы будут признаны недействительными.

По возвращении из рабочей поездки документы сдаются в бухгалтерию: счет, выданный в гостинице, и кассовый чек с ККМ, которая зарегистрирована в налоговой службе. Без чека счет будет признан недействительным.

Документация, подтверждающая пребывание сотрудника в командировке, в обязательном порядке фиксируются в документах строгой отчетности. В соответствии с внутренними нормативными актами компании, может быть запрошена вторичная документация в виде бланков.

Оплата услуг отеля

Прежде чем отправиться в командировку, работнику необходимо уточнить, какие именно документы можно получить в гостинице, а также обратиться в бухгалтерию с вопросом о том, примут ли они их в качестве подтверждения факта проживания. В зависимости от действующих внутри организации правил могут потребоваться дополнительные бумаги.

В большинстве отелей, где останавливаются командированные сотрудники, выдаются такие подтверждающие документы, как:

• Кассовый чек.
• Счет оплаты.
• Акт оказания услуг.
• Копии ОГРН и ИНН гостиницы.
• Копия уведомления о выборе определенной системы налогообложения.

Оплату за проживание может произвести или сотрудник, отправленный в деловую поездку, или работодатель одним из доступных способов: наличными при заезде, банковской картой или перечислением на расчетный счет.

Подтверждающие затраты документы оформляются в соответствии с правилами, установленными действующим законодательством. При условии, что подтверждающие документы отсутствуют, руководитель компании оставляет за собой право отказать в покрытии расходов: это обусловлено отсутствием обоснованности финансовых трат.

Государственные служащие должны предоставить квитанцию об оплате в бумажном формате; коммерческие организации могут выбрать другую форму отчетности.

Правила оплаты дополнительных услуг

В случае, если командированный сотрудник воспользоваться предоставляемыми отелем дополнительными услугами – питание, телефонные переговоры или прачечная, они прописываются в счете отдельной строкой и не оплачиваются предприятием. Оплата производится за счет суточных, размер которых устанавливается в соответствии с решением руководителя компании.

Выбирая отель или гостиницу для проживания во время пребывания в деловой поездке, важно заранее уточнить, будут ли гостю предоставлены документы, подтверждающие факт проживания.

На правах рекламы

Самое актуальное в рубрике: Интересно

Больше интересного в жанре: Новости