Контроль расходов на топливо: мониторинг и отчетность с помощью топливных карт

Компании, которые занимаются перевозками или другой деятельностью, связанной с автотранспортом, тратят на горюче-смазочные материалы (ГСМ) немногим меньше 50 % своего бюджета. Но как понять, что такие вложения оправданы? Можно поставить на каждую единицу техники высокотехнологичную систему контроля. Но она будет окупаться в течение нескольких лет. Можно поступить проще — заказать топливную карту. С ее помощью легко контролировать расходы и экономить с первого дня использования. Такие продукты позволяют контролировать множество аспектов работы бизнеса, влияющих на его эффективность.

Мониторинг расходов

Руководство фирмы, которая заправляет свои машины за счет наличных средств, никогда не может быть уверено в размере трат на топливо. Согласно статистике, около 10 % денег, выделяемых на ГСМ, крадутся водителями. Пресечь воровство может только переход на безналичный способ оплаты.

Выбирая карту для бизнеса, важно удостовериться, что она предназначена именно для юридических лиц и ИП. Если носители будут оформляться на отдельных водителей, сбор статистики и контроль трат окажется невозможным. Поэтому имеет смысл заказывать топливные карты на компанию.

Перейдя на безналичный способ расчетов с АЗС, фирма избавляется сразу от нескольких проблем. Во-первых, у нее появляется возможность отслеживать собственные расходы, не затрачивая для этого время бухгалтеров. Во-вторых, благодаря картам ликвидируется возможность хищения топлива со стороны водителей — руководство всегда будет знать, сколько литров бензина или дизеля было куплено.

Контроль действий работников

Чтобы оптимизировать расходы на ГСМ с помощью топливных карт, компания может выполнить несколько простых действий. В первую очередь ей стоит установить лимиты трат на сутки и месяц. Это сократит расходы, возникающие по вине водителей. Зная об ограничениях, они будут более тщательно следить за уровнем налива топлива и строить более продуманные маршруты.

После установки лимитов можно сократить круг АЗС, на которых водители имеют право заправляться. Это автоматически повысит качество топлива, поскольку у сотрудников не будет возможности покупать его вне сетей.

Если у фирмы есть дни, в которые ее машины больше простаивают чем обычно, можно запретить в них заправляться. Например, в воскресенье большинство автопарков загружены меньше чем в понедельник. Закрыв возможность покупки топлива в этот день, компания сможет обеспечить свою безопасность — у сотрудников не получится израсходовать суточный лимит для собственных целей.

Наконец, компания может отстранить от работы водителей, которые замечены в махинациях. Для этого достаточно перейти в личный кабинет и заблокировать соответствующие счета. До того момента, когда руководство решит дать сотруднику второй шанс, с помощью его карты будет невозможно заправиться.

Формирование отчетности

Топливные карты не только помогают бороться с хищениями ГСМ и контролировать траты на топливо. С их помощью можно оптимизировать работу целого офиса.

Бухгалтерам компаний, которые перешли на безналичные расчеты за бензин и дизель, не нужно собирать чеки и постоянно выписывать расходные ордеры. Все транзакции будут фиксироваться в личном кабинете руководителя. Поэтому отчет о расходах топлива за месяц превратится из сложной задачи, выполняемой половиной отдела, в простое действие в несколько кликов.

С помощью топливных карт можно не просто сократить время работы бухгалтеров, но и значительно сэкономить. Собрав отчет за месяц и направив его с пакетом документов в налоговую, компания получит вычет НДС в размере 20 % от суммы, потраченной на ГСМ.

Заключение

Покупка топливных карт помогает существенно упростить контроль расходов предприятия. Это помогает экономить 20–30 % бюджета, выделяемого на ГСМ. Для компаний, которые испытывают проблемы с эффективностью автопарка, оформление карты «Единая» от «МАСТЕРС» станет оптимальным решением.

Самое актуальное в рубрике: Интересно

Больше интересного в жанре: Новости