Электронные трудовые книжки: что грозит работодателю за ошибки в отчётности

Кадровик забыл подать сведения об увольнении в срок. Бухгалтер ошибся в СНИЛС при приёме нового сотрудника. Программа «глюкнула» и отправила форму с неверной датой перевода. Каждая из этих ситуаций — потенциальный штраф. Причём не один: за одно нарушение могут наказать и по статье 15.33.2 КоАП (до 500 рублей за работника), и по статье 5.27 (до 50 000 рублей на организацию).

Разберём, за что именно штрафуют, как рассчитать риски и — главное — как избежать санкций, если ошибка уже допущена.

Форма СЗВ-ТД больше не существует: что подавать в 2026 году

Если вы до сих пор используете термин «СЗВ-ТД» — пора обновить словарь. С 1 января 2023 года эта форма упразднена. Сведения о трудовой деятельности теперь входят в состав единой формы ЕФС-1 (подраздел 1.1).

До 2023 года:

• Форма отчётности — СЗВ-ТД

• Получатель — ПФР

• Нормативная база — Постановление ПФР № 730п

С 2023 года:

• Форма отчётности — ЕФС-1, подраздел 1.1

• Получатель — СФР (Социальный фонд России)

• Нормативная база — форма применяется с 01.01.2023, утверждена Приказом СФР от 17.11.2023 № 2281

Суть осталась прежней: работодатель сообщает фонду о приёмах, увольнениях, переводах и других кадровых событиях. Изменился «конверт» — теперь это часть объединённой отчётности в СФР.

Важно! В статьях и консультациях 2024–2025 годов термин «СЗВ-ТД» некорректен. Если видите его в свежем материале — автор не обновил информацию.

Два вида ответственности: разбираем статьи КоАП

За ошибки в сведениях о трудовой деятельности работодателя могут привлечь по двум статьям. Они не взаимоисключающие — штрафы могут суммироваться.

Статья 15.33.2 КоАП: «персональный» штраф на должностное лицо

Эта статья — специальная норма для нарушений в сфере персонифицированного учёта.

Что является нарушением:

• Непредставление сведений в установленный срок

• Представление неполных сведений (пропущены обязательные поля)

• Представление недостоверных сведений (ошибки в данных)

Санкция: предупреждение или штраф 300–500 рублей.

Ключевой нюанс: штраф назначается за каждого работника, в отношении которого допущено нарушение. Забыли подать сведения о приёме 10 человек — потенциальный штраф от 3 000 до 5 000 рублей.

Важно! По статье 15.33.2 наказывают только должностное лицо (директора, главбуха, кадровика — того, в чьи обязанности входит подача отчётности). Штраф на организацию как юрлицо по этой статье не предусмотрен.

Статья 5.27 КоАП: штраф на организацию

Если нарушение квалифицируют как несоблюдение трудового законодательства в целом — применяется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ. Здесь суммы серьёзнее.

Для должностного лица:

• Первичное нарушение: 1 000 – 5 000 ₽

• Повторное нарушение: 10 000 – 20 000 ₽ или дисквалификация 1–3 года

Для ИП:

• Первичное нарушение: 1 000 – 5 000 ₽

• Повторное нарушение: 10 000 – 20 000 ₽

Для юридического лица:

• Первичное нарушение: 30 000 – 50 000 ₽

• Повторное нарушение: 50 000 – 70 000 ₽

Типичные нарушения, которые квалифицируют по части 1 статьи 5.27:

• Невыдача работнику формы СТД-Р при увольнении

• Нарушение порядка ведения трудовых книжек

• Отказ в предоставлении сведений о трудовой деятельности по запросу работника

Как статьи соотносятся между собой

Одно и то же событие может повлечь санкции по обеим статьям.

Пример. Компания уволила сотрудника 15 января. Сведения в СФР подали только 25 января (вместо 16-го). Форму СТД-Р работнику не выдали.

Результат:

• Штраф по ст. 15.33.2: 300–500 ₽ на кадровика за нарушение срока подачи

• Штраф по ст. 5.27: 30 000–50 000 ₽ на организацию за невыдачу СТД-Р

Итого риск: до 50 500 рублей за одного уволенного.

Сроки подачи сведений: когда начинает «тикать» ответственность

Сроки жёсткие. Особенно для ключевых кадровых событий — на подачу даётся всего один рабочий день. Следить за датами поможет наш производственный календарь на 2026 год.

1. Приём на работу — не позднее 1 рабочего дня после издания приказа

2. Увольнение — не позднее 1 рабочего дня после издания приказа

3. Перевод на другую постоянную работу — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ

4. Приостановление / возобновление трудового договора — не позднее 1 рабочего дня после издания приказа

5. Присвоение квалификации, иные мероприятия — не позднее 25-го числа следующего месяца

Основание: пункт 5 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Пример расчёта срока

Ситуация: приказ о приёме Иванова И.И. издан в понедельник, 13 января 2025 года.

Отсчёт: следующий рабочий день — вторник, 14 января.

Крайний срок подачи ЕФС-1: 14 января 2025 года.

Если 14 января — выходной или праздник, срок сдвигается на ближайший рабочий день. Но рассчитывать на это не стоит: лучше подавать в день издания приказа.

Совет. Настройте в учётной программе автоматическое формирование ЕФС-1 сразу при оформлении кадрового документа. Это исключит «человеческий фактор» — забыл, отложил, не успел.

Какие ошибки приводят к штрафам

Не каждая опечатка — повод для санкций. Но грань между «несущественной» и «существенной» ошибкой в законе не определена. Формально любое расхождение с действительностью может быть квалифицировано как нарушение.

Ошибки, которые точно повлекут ответственность

1. Неверный СНИЛС — сведения не разносятся на лицевой счёт работника

2. Ошибка в дате приёма/увольнения — искажается трудовой стаж

3. Неправильный код причины увольнения — может повлиять на право работника на пособия

4. Пропуск сведений о переводе — неполная трудовая история

5. Ошибка в наименовании должности — проблемы при подтверждении льготного стажа

6. Неверный код трудовой функции (ОКЗ) — искажение статистики, возможные вопросы при проверках

Ошибки, которые обычно «прощают»

На практике СФР не инициирует производство при:

• Незначительных опечатках в наименовании должности (если должность идентифицируема)

• Ошибках форматирования, не влияющих на содержание

• Пропуске необязательных полей

Но это именно практика, а не гарантия. Официальных разъяснений о «допустимых» ошибках СФР не публиковал.

Как СФР выявляет нарушения

Не надейтесь, что ошибка «затеряется». У фонда несколько механизмов контроля.

Автоматическая проверка при приёме отчётности:

• Форматно-логический контроль (ФЛК) — программа сразу отклонит форму с грубыми ошибками

• Проверка СНИЛС по базе — несуществующий номер не пройдёт

• Сверка с ранее поданными сведениями — противоречия выявляются автоматически

Камеральные проверки:

• Сопоставление данных от разных работодателей

• Выявление «задвоений» — когда один человек числится работающим в двух местах одновременно без совместительства

По обращениям:

• Жалобы работников (особенно при спорах об увольнении)

• Запросы ФНС, трудовой инспекции, судов

Результат проверки: если выявлены расхождения — работодателю направляют уведомление с требованием представить корректирующие сведения. При игнорировании или повторных нарушениях — протокол об административном правонарушении.

Можно ли исправить ошибку без штрафа

Да, если действовать быстро и правильно.

Алгоритм исправления

Шаг 1. Обнаружили ошибку — не ждите, пока её найдёт СФР

Шаг 2. Подайте отменяющую форму — ЕФС-1 с типом сведений «Отмена» по ошибочной записи

Шаг 3. Подайте корректную форму — ЕФС-1 с верными данными

Шаг 4. Сохраните подтверждение — квитанцию о приёме обеих форм

Правовые основания для освобождения от штрафа

Закон не устанавливает конкретного срока, в течение которого можно исправить ошибку без последствий. Но есть нормы, которые работают в пользу добросовестного работодателя:

Статья 2.9 КоАП — освобождение от ответственности при малозначительности нарушения

Статья 4.1.1 КоАП — замена штрафа предупреждением для субъектов МСП при первом нарушении

Статья 4.2 КоАП — учёт смягчающих обстоятельств: добровольное прекращение нарушения, содействие в установлении обстоятельств

Практика. Если ошибка исправлена до её обнаружения фондом, нарушение не повлекло последствий для работника, а работодатель ранее не привлекался — СФР, как правило, не возбуждает дело.

Пример: как исправление спасло от штрафа

Ситуация: ООО «Альфа» 20 февраля обнаружило, что при увольнении Петрова П.П. (дата увольнения — 10 февраля) в форме ЕФС-1 указан неверный код причины увольнения: вместо «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» (по собственному желанию) указано «п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» (соглашение сторон).

Действия:

• 20 февраля подана форма с типом «Отмена»

• 20 февраля подана форма с верными данными

• Обе формы приняты, квитанции сохранены

Результат: СФР не предъявил претензий. Штрафа удалось избежать, хотя формально нарушение было — недостоверные сведения представлялись в течение 10 дней.

Сроки выдачи СТД-Р работнику: отдельный риск

Помимо отчётности в СФР, работодатель обязан выдавать сведения о трудовой деятельности самому работнику. Нарушение этой обязанности — штраф по статье 5.27 КоАП.

При увольнении — СТД-Р выдают в день прекращения трудового договора

По заявлению работника (в период работы) — в течение 3 рабочих дней

Форму СТД-Р выдают тем работникам, которые отказались от бумажной трудовой книжки. Если работник сохранил бумажную книжку — выдаёте её, а не СТД-Р.

Частая ошибка. Работник написал заявление на выдачу СТД-Р в пятницу. Кадровик решил, что «три рабочих дня» — это до среды включительно. На самом деле отсчёт начинается со следующего дня после подачи заявления. Если заявление подано в пятницу — срок истекает в среду. Время подачи заявления (до или после 18:00) не влияет на исчисление срока — отсчёт всегда со следующего дня.

Срок давности: когда штраф уже не грозит

Привлечь к административной ответственности можно только в пределах срока давности.

Срок давности по статьям 15.33.2 и 5.27 КоАП составляет 1 год со дня совершения правонарушения (часть 1 статьи 4.5 КоАП РФ). Это исключение из общего правила: для большинства административных правонарушений срок давности составляет 2 месяца, но для нарушений трудового законодательства и персонифицированного учёта установлен специальный годичный срок.

Для длящихся нарушений (например, сведения так и не поданы) срок исчисляется со дня обнаружения.

Пример. Сведения о приёме Сидорова С.С. должны были подать 15 марта 2024 года. Не подали. Срок давности истекает 15 марта 2025 года. После этой даты привлечь к ответственности нельзя, даже если нарушение выявлено.

Но это не повод расслабляться: сведения всё равно придётся подать, иначе у работника будет неполная трудовая история.

Как обжаловать штраф

Если постановление о штрафе всё-таки вынесено — его можно оспорить.

Порядок обжалования

Этап 1. Подача жалобы

• Срок: 10 суток со дня вручения постановления

• Куда подавать: в вышестоящий орган СФР или в районный суд

Этап 2. Рассмотрение жалобы

• Срок: 10 дней (в суде — до 2 месяцев)

Этап 3. Решение

• Варианты: отмена, изменение или оставление в силе

Основания для отмены штрафа

Отсутствие события правонарушения (ошибки не было) — п. 1 ч. 1 ст. 24.5 КоАП

Отсутствие состава (нет вины, ненадлежащий субъект) — п. 2 ч. 1 ст. 24.5 КоАП

Истечение срока давности — п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП

Малозначительность — ст. 2.9 КоАП

Процессуальные нарушения при производстве — ст. 30.7 КоАП

Совет. Для субъектов МСП при первом нарушении просите заменить штраф на предупреждение (статья 4.1.1 КоАП). Суды удовлетворяют такие ходатайства, если нарушение не повлекло вреда.

Кого накажут: директора, бухгалтера или кадровика

По статье 15.33.2 КоАП штрафуют должностное лицо, в чьи обязанности входит представление сведений.

Как определяется ответственный:

Шаг 1. Смотрим должностную инструкцию и приказы о распределении обязанностей

Шаг 2. Если обязанность возложена на кадровика — штрафуют кадровика

Шаг 3. Если на главбуха — главбуха

Шаг 4. Если обязанности не распределены — отвечает руководитель

Примеры распределения ответственности:

Если есть приказ о возложении обязанностей на кадровика — отвечает кадровик.

Если обязанности не распределены — отвечает руководитель.

Если кадровик в отпуске, а замещение не оформлено — отвечает руководитель.

Важно! При повторном нарушении по статье 5.27 КоАП должностному лицу грозит не только штраф, но и дисквалификация на срок от 1 до 3 лет. Это запрет занимать руководящие должности — серьёзное последствие для карьеры.

Чек-лист: как избежать штрафов за ошибки в ЕФС-1

1. Подавать сведения о приёме/увольнении в день издания приказа — при каждом кадровом событии

2. Подавать сведения о переводе до 25-го числа следующего месяца — при переводах

3. Проверять СНИЛС новых сотрудников до оформления — при приёме

4. Сверять коды причин увольнения с формулировками ТК РФ — при увольнении

5. Выдавать СТД-Р в день увольнения (для «электронных» работников) — при увольнении

6. Проверять квитанции о приёме отчётности — после каждой отправки

7. Исправлять обнаруженные ошибки немедленно — при обнаружении

8. Хранить подтверждения отправки и приёма форм — постоянно (минимум 5 лет)

Распространённые заблуждения

Миф № 1: «Штраф 500 рублей за каждую ошибку»
Реальность: Штраф 300–500 руб. за каждого работника, не за каждую ошибку в форме

Миф № 2: «Организацию оштрафуют по ст. 15.33.2»
Реальность: Эта статья предусматривает ответственность только должностных лиц. На юрлицо — по ст. 5.27

Миф № 3: «Есть 5 дней на исправление без штрафа»
Реальность: Такого срока в законе нет. Это сложившаяся практика, не гарантия

Миф № 4: «За техническую опечатку не накажут»
Реальность: Закон не разделяет ошибки на «технические» и «существенные». Формально любая ошибка — нарушение

Миф № 5: «СЗВ-ТД подаётся в ПФР»
Реальность: Форма СЗВ-ТД не существует с 2023 года. Сведения подаются в СФР по форме ЕФС-1

FAQ: ответы на частые вопросы

Нужно ли подавать сведения о временном переводе?

Нет. В ЕФС-1 (подраздел 1.1) отражаются только постоянные переводы. Временный перевод (например, на период отсутствия другого работника) в отчётность не включается.

Как отразить дистанционную работу в ЕФС-1?

Отдельного поля для указания дистанционного характера работы в форме нет. Приём на дистанционную работу оформляется как обычный приём с указанием должности. Если дистанционная работа вводится для действующего сотрудника как постоянное изменение условий — это перевод, сведения подаются в общем порядке.

Что делать, если СФР не принял форму из-за технического сбоя?

Сохраните скриншоты ошибок и квитанцию об отказе. Повторите отправку. Если сбой на стороне СФР — это подтверждение отсутствия вашей вины. При возникновении претензий технический сбой является основанием для освобождения от ответственности.

Штрафуют ли за ошибки в сведениях, поданных до 2023 года (по форме СЗВ-ТД)?

Срок давности — 1 год. Если с момента нарушения прошло больше года, привлечь к ответственности нельзя. Но исправить ошибочные данные в базе СФР всё равно необходимо — для этого подаётся корректирующая ЕФС-1.

Может ли работник взыскать ущерб с работодателя за ошибку в электронной трудовой?

Да, если докажет причинно-следственную связь между ошибкой и убытками. Например, ошибочная запись об увольнении «по статье» помешала трудоустройству — работник вправе требовать компенсации через суд.

Самое актуальное в рубрике: Интересно

Больше интересного в жанре: Новости