Как автоматизировать кадровое делопроизводство

По мере того, как бизнес растет, требуется нанимать все больше и больше новых людей. Подразделения расширяются, увеличивается число отделов и должностей. Все это требует тщательнейшего учета и контроля.

Когда необходима автоматизация

Отдел кадров в компании занимается вполне понятными вещами. Это подразделение осуществляет все, что связано с наймом и увольнением персонала, и работу с внутренними документами вроде заявлений, личных дел и учета рабочего времени. Иногда на отдел кадров также возлагают обязанности по расчету и начислению зарплаты.

Если компания довольно небольшая и ее численность не превышает 10 человек, то эти функции вполне может осуществлять руководитель самостоятельно или же поручить их офис-менеджеру или секретарю.

Когда число сотрудников превышает десяток и достигает сотни, то уже нужен как минимум отдельный кадровик, а то и целый отдел с несколькими помощниками. Если в компании работает свыше 100 человек, то автоматизация кадровых процессов становится единственно верным решением организации кадрового делопроизводства.

Преимущества автоматизации

Разумеется, любое новшество призвано улучшить рабочий процесс, и с помощью автоматизации ваш отдел кадров выйдет на совершенно новый уровень эффективности. Наличие специального программного обеспечения для скорейшего выполнения рутинных процессов значительно разгрузит ваших сотрудников. Новый комплекс будет автоматически формировать большинство необходимых документов по шаблонам.

Например, учет рабочего времени может происходить интегрируясь с данными КПП, а для выдачи какой-либо справки не нужно будет вручную заполнять все данные сотрудника — они сразу же будут в общей базе с момента его трудоустройства.

Почему это важно? Потому что если скорость работы отдела кадров сильно отличается от требуемых нагрузок, то остается слишком большой список нерешенных дел. При какой-нибудь внезапной проверке это может вылиться боком и стать поводов для крупного штрафа.

Меньше ошибок

Какими бы ни были замечательными ваши сотрудники, людям свойственно ошибаться. Однако очень неприятно, если погрешности замечаются не сразу, а по истечении какого-либо времени уже не всегда представляется возможность их исправить.

Особенно неприятно внезапно обнаружить ошибки годовалой давности в учете рабочего времени и начислении налогов. Именно поэтому одной из важнейших целей кадровой автоматизации процессов является точность и прозрачность. Система несколько раз перепроверяет данные и в подозрительных случаях заставляет обратить на них внимание.

Самое актуальное в рубрике: Интересно

Больше интересного в жанре: Новости