Прибыль «автоматом»: Как заработать больше с помощью IT

Заявки, договоры, счет-фактуры... Быстро растущие компании начинают захлебываться в потоке документов. Как IT-технологии помогают отказаться от ручного труда, сократить количество ошибок оператора, практически мгновенно найти документ и упростить другие бизнес-процессы в организации рассказал директор компании «Аврора Диджитал Груп» Александр Смирнов. Компания является разработчиком программы «Аврора: Документооборот», которой уже пользуются омские государственные учреждения, а также коммерческие организации.

Александр Юрьевич, понятно, что системы электронного документооборота нужны госструктурам, где все регламентировано. Но бизнесу зачем эти системы, у них же нет такого количества бумаг, писем?

— Это ошибочное мнение. Беда в том, что немногие предприниматели понимают суть этого продукта и область его применения. Действительно, термин «системы электронного документооборота» (СЭД) не самый удачный, поэтому люди не всегда понимают, чем занимается наша компания. На Западе используется другое понятие — ECM (Enterprise content management), что переводится как «управление контентом в организации» — документами, процессами, знаниями. Проще говоря, они позволяют оптимизировать работу в компании.

Для чего, как правило, организация решает внедрить СЭД?

— Прежде всего, чтобы упорядочить работу с большим потоком документов — договорами, накладными, заявками... После установки СЭД издержки сокращаются в 4-5 раз.

Возьмем для примера интернет-провайдера, которым зачастую приходится работать с должниками. Если у них тысячи абонентов или контрагентов, то рассматривать каждый случай невозможно. Есть схема, по которой юридический отдел составляет претензию в адрес проштрафившегося абонента либо иск в суд. И эту работу логичнее автоматизировать, и в этом поможет наша система. В чем плюс? Юристу не нужно каждый раз писать претензию — у него есть шаблоны в программе. Ему остается только нажать на кнопочку, и письма сгенерируются по определенным критериям и даже вместе с конвертами. Адреса, суммы, фамилии проставляются автоматически. Останется поставить печать и оправить. Причем электронные письма может разослать тоже система.

Еще одна причина — упрощение согласования документа. С бумажным аналогом невозможно установить какие-то сроки прохождения согласования, все обговаривается в устной форме. Один отдел затянул со сроками, и пошло-поехало... Система такого не допустит. У каждого отдела назначены конкретные сроки, о которых напоминает мессенджер.

Помимо удобства и экономии времени какие плюсы дает пользование системой?

— Важный плюс — в контроле сроков исполнения. Автоматизируем еще один процесс у того же провайдера - прием заявок на подключение, которые поступают через сайт или смс-сообщения. Как проконтролировать, сколько времени тратит оператор на их обработку и не упустит ли какую-то заявку? Через СЭД это процедура жестко регламентирована: в течение, допустим, пяти часов оператор должен отработать заявку, то есть позвонить клиенту, уточнить детали. Во-первых, качество услуги повышается и конкурентоспособность фирмы растет. А во-вторых, так проще контролировать работу: если сроки сорваны, руководитель об этом узнает — ему придет уведомление в мессенджер или в почту. Электронный документооборот можно рассматривать как электронный конвейер, действующий планомерно и без сбоев.

Мы разработали специальный модуль — мониторинг поручений. Благодаря ему руководитель всегда видит, какой сотрудник над чем работает и кто не укладывается в сроки. Можно даже создавать рейтинг сотрудников, понимая кто является лидером, а кто аутсайдер.

Это актуально только для больших компаний с большим количеством подразделений и штатом сотрудников?

— Совсем нет. Даже небольшое предприятие, начиная обрастать филиальной сетью, сталкивается с трудностями при обмене документами между подразделениями. СЭД позволяет отладить этот процесс: ваш сотрудник в другом районе города или даже в другом регионе в считанные секунды имеет под рукой необходимую информацию.

Формируется единое информационное пространство - электронный архив, где хранятся все документы, созданные внутри компании или используемые в работе с контрагентами. Система аккумулирует жизненный цикл всех документов. Это удобно: видишь различные версии, дату создания и изменения, кто работал с документом и какие изменения вносил, были ли просрочены сроки.

Для каких сфер бизнеса подойдет СЭД?

— Для любых, ограничений нет. СЭД используют сервисные, торговые, ЖКХ, производственные компании. Торговые сети автоматизируют с помощью СЭД работу с поставщиками. Прием товара, отправка на склад — все происходит в электронном виде. С программой проще вести досье контрагентов, чтобы снизить риски работы с недобросовестным поставщиком и избежать проблем с налоговой. Упрощается и кадровый документооборот.

Хотелось бы отдельно отметить, что система окупится даже у самых малых предприятий за счет как минимум единого хранилища документов, сокращению времени поиска документа и минимизации потери информации.

Понятие СЭД, к сожалению, не включает в своем названии множество тех сервисов, которые можно воплотить с ее помощью. Областей применения масса. Мы открыты для любых задач и фантазий. Изучив «боль» собственника, мы предлагаем ему технические решения. Вы хотите получать в Telegram сообщение, если на ваших складах температура понизится до +4 градусов? Это тоже можно решить с помощью нашей системы. Причем будет сформирован документ, который будет переслан в службу охраны, а руководителю придет сводка с информацией о том, кто был в это время по штатному расписанию сторожем, во сколько произошло это событие и т.д.

Наша программа подходит для любых сфер бизнеса уже сегодня. Но если заказчики захотят добавить особые шаблоны договоров, которыми они пользуются, то добавить их не проблема. Сейчас мы готовим отдельный пакет решений для строителей, куда включены шаблоны документов, отстроенные бизнес-процессы специально для этой отрасли.

Как организации выбрать подходящую СЭД?

— Ассортимент СЭД большой. Но, на мой взгляд, сейчас на рынке идет не битва решений, а битва команд. Можно купить крутое и дорогое программное решение за 100 тыс. долларов, но в итоге не получить нужного эффекта.

Советую при выборе СЭД обращать внимание не только на бренд, но и на компетенции специалистов, функционал самой системы. И, конечно же, на стоимость. Наша система «Аврора: Документооборот» одна из самых недорогих — 5 тыс. рублей за одно рабочее место.

За счет чего удается держать такую цену?

— У нас небольшая мобильная компания, которая очень быстро перестраивается под потребности рынка. Много услуг мы отдаем на аутсорсинг — бухгалтерия, связь, юридические услуги, и можем сосредоточиться именно на продукте. Поэтому мы делаем качественный продукт, но можем позволить себе продавать его недорого. Это наше ключевое преимущество.

Более того, перед покупкой программы можно взять пробную версию напрокат. Мы ввели для своих клиентов услугу — опытная эксплуатация. Если собственник видит положительный эффект от установки системы, он принимает решение о покупке.

И после установки мы не бросаем своих заказчиков на произвол судьбы. Мы предлагаем им дополнительные услуги сервиса, техническое сопровождение, горячую телефонную линию, консультации наших специалистов по электронной почте.

Окупят ли преимущества СЭД затраты на приобретение?

— Однозначно. За счет снижения себестоимости продукта или услуги. Но это еще и повышение конкурентоспособности компании, и много других плюсов, которые в конечном счете влияют на прибыль компании.

Включение «Авроры» в Единый реестр российских программ дает какие-то преимущества по сравнению с конкурентами?

- Заказчики могут приобретать наш продукт для государственных и муниципальных нужд. Что важно, «Аврора: Документооборот» совместима с единой СЭД органов исполнительной Омской области (ЕСЭДО), а значит в госструктуры при необходимости вы можете отправлять цифровые документы, экономя на бумаге. Отмечу, что наша программа – первый и пока единственный омский продукт в сфере документооборота, включенный в реестр.

Самое актуальное в рубрике: Новости компаний

Больше интересного в жанре: Новости